crm

Stand: Commit 6ba5a13 · 2026-09-27

Im CRM pflegen Sie Kontakte und Ansprechpartner, planen Aufgaben und Termine, legen Dokumente am Kontakt ab, bilden Listen und Segmente und sehen auf einen Blick, welche Angebote, Rechnungen und Verträge zu einem Kunden gehören.

Funktionen

• Kontakte und Personen – Firmen und Ansprechpartner anlegen, finden, bearbeiten und auf der Karte sehen.
• Aufgaben und Termine – Aufgaben anlegen und erledigen, Termine mit Gästen planen, den Aktivitäten-Feed verfolgen.
• Dokumente und Postausgang – Dokumente am Kontakt ablegen und herunterladen, versendete Mails einsehen.
• Listen, Segmente und Selektionen – Kontakte zu festen Listen zusammenstellen oder nach Regeln gruppieren.
• Eingänge – Formularübermittlungen, Datenerhebungen, Checklisten und Benachrichtigungen bearbeiten.

Was Sie hier tun

Das CRM ist die Kundendatenbank Ihres Unternehmens. Hier pflegen Sie Firmen und Ansprechpartner, planen Aufgaben und Termine und legen Dokumente ab. Am Kontakt sehen Sie außerdem Angebote, Rechnungen, Verträge und Zahlungen aus den anderen Bereichen, ohne dorthin wechseln zu müssen.

Sie finden das CRM in der PWA unter pwa.ayoune.app im Menü unter „CRM". Dort stehen unter anderem „Kontakte", „Personen", „Aufgaben", „Kalender", „Dokumente", „Listen", „Segmente", „Selektionen", „Formularübermittlungen", „Karte" und „Umkreissuche". Ihre persönlichen Journale liegen unter „Mein Bereich".

Schritt für Schritt

Einen Kontakt anlegen

1. Öffnen Sie „Kontakte" und tippen Sie auf „Neuer Kontakt". Für einen Ansprechpartner öffnen Sie „Personen" und tippen auf „Neue Person".
2. Bei einer Firma ist der Name Pflicht, bei einer Person Vor- und Nachname.
3. Tippen Sie auf „Speichern". Meldet die Plattform eine Dublette, gibt es den Kontakt schon. Öffnen Sie den vorhandenen Eintrag.

Einen Kontakt finden

1. Suchen Sie in „Kontakte" nach Name oder Ort.
2. Die Schnellfilter „Kunden", „Leads", „Lieferanten", „Partner", „Firmen" und „Personen" grenzen die Liste ein.
3. Unter „Karte" sehen Sie Kontakte auf der Landkarte, unter „Umkreissuche" alle Kontakte in der Nähe eines Ortes.

Mit einem Kontakt arbeiten

1. Tippen Sie auf den Kontakt. Die Reiter zeigen seine Angebote, Rechnungen, Verträge, Zahlungen, Lieferungen und Mahnungen.
2. Über das Aktionsmenü archivieren Sie den Kontakt, führen zwei Einträge zusammen oder laden ihn in das Kundenportal ein. Welche Aktionen Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle ab.
3. Unter „Daten-Qualität" finden Sie Kontakte, bei denen Angaben fehlen. Der Filter „Adresse nicht prüfbar" zeigt Adressen, die sich nicht auf der Karte finden ließen.

Eine Aufgabe oder einen Termin anlegen

1. Öffnen Sie „Aufgaben" und tippen Sie auf „Neues Todo". Geben Sie an, was zu tun ist und zu welchem Kontakt es gehört.
2. Ist die Aufgabe erledigt, tippen Sie auf „Erledigen".
3. Einen Termin legen Sie unter „Kalender" an. Tragen Sie Gäste ein, bekommen sie eine Einladung.

Der Filter „Meine" zeigt nur Ihre Aufgaben. Im „Aktivitäten-Feed" sehen Sie, was zuletzt an Ihren Kontakten passiert ist.

Ein Dokument ablegen

1. Öffnen Sie „Dokumente" und tippen Sie auf „Neues Dokument".
2. Laden Sie die Datei hoch und ordnen Sie sie dem Kontakt zu.
3. Mit „Herunterladen" holen Sie ein Dokument später wieder auf Ihr Gerät.

Unter „Postausgang" sehen Sie die Mails, die an Ihre Kontakte gegangen sind.

Kontakte gruppieren

Unter „Listen" stellen Sie Kontakte fest zusammen, etwa für eine Einladung. Unter „Segmente" legen Sie eine Regel fest, der Kontakte automatisch folgen. „Selektionen" liefern eine Auswahl für Marketing und Vertrieb. Neue Einträge legen Sie mit „Neue Liste", „Neues Segment" oder „Neue Selektion" an.

Eingänge bearbeiten

Formulare Ihrer Website landen unter „Formularübermittlungen". „Benachrichtigungen" zeigt Hinweise zu Ihren Kontakten. Mit „Als gelesen markieren" haken Sie sie ab, der Filter „Ungelesen" zeigt die offenen.

Häufige Fragen

Die Plattform meldet eine Dublette, aber es ist ein anderer Kunde. Name und Adresse stimmen überein. Prüfen Sie den vorhandenen Eintrag. Handelt es sich um denselben Kunden, führen Sie beide zusammen.

Ein Kontakt erscheint nicht auf der Karte. Seine Adresse ließ sich nicht verorten. Prüfen Sie die Adresse. Der Filter „Adresse nicht prüfbar" zeigt alle betroffenen Kontakte.

Ein Reiter am Kontakt bleibt leer, obwohl es Rechnungen gibt. Ihre Rolle darf den Bereich, aus dem die Rechnungen stammen, nicht sehen. Fragen Sie Ihren Administrator.

Ein Brief aus einer Vorlage ist nicht am Kontakt angekommen. Das Erstellen ist fehlgeschlagen. Der Hinweis steht am Dokument unter „Dokumente".

Was automatisch passiert

Beim Speichern prüft die Plattform, ob es den Kontakt schon gibt. Nach dem Anlegen wird die Adresse auf der Karte verortet. Antworten von Gästen auf eine Termin-Einladung ändern den Stand des Termins. Briefe aus Vorlagen entstehen im Hintergrund und liegen danach als Dokument am Kontakt.

Wo Sie Hilfe bekommen

Weitere Antworten finden Sie im Hilfecenter unter „CRM". Bei Rechten, Importen und dem Kundenportal hilft Ihnen Ihr Administrator.

Wo Sie das finden

• crm
• crm.activities.feed
• crm.calendarentries
• crm.checklists
• crm.checklists.research
• crm.consumerlists
• crm.consumers
• crm.consumers.edit.sale.assignments
• crm.consumers.edit.sale.chances
• crm.consumers.edit.sale.configurations
• crm.consumers.edit.sale.contracts
• crm.consumers.edit.sale.creditNotes
• crm.consumers.edit.sale.depositinvoices
• crm.consumers.edit.sale.invoices
• crm.consumers.edit.sale.offercalculations
• crm.consumers.edit.sale.offers
• crm.consumers.edit.sale.opos
• crm.consumers.edit.sale.payments
• crm.consumers.edit.sale.paypal
• crm.consumers.edit.sale.productionorders
• crm.consumers.edit.sale.recipients
• crm.consumers.edit.sale.reminders
• crm.consumers.edit.sale.shippings
• crm.consumers.edit.sale.stripe
• crm.datacollectionentries
• crm.dataquality
• crm.documents
• crm.documents.gallery
• crm.formsubmissions
• crm.geoselection
• crm.interests
• crm.interesttrend
• crm.locations
• crm.map
• crm.notifications
• crm.outgoingmails
• crm.persons
• crm.segments
• crm.selections
• crm.todos
• personal
• personal.journalentries
• personal.journals
• state

Glossar

• Kontakt – Eine Firma oder eine Person in Ihrer Kundendatenbank.
• Dublette – Ein Kontakt, der schon mit gleichem Namen und gleicher Adresse existiert.
• Segment – Eine Regel, nach der Kontakte automatisch zu einer Gruppe gehören.
• Kundenportal – Der Zugang, über den ein Kunde seine eigenen Belege online einsieht.

Read the following documentation by tolinax UG and work with it.

This page: https://ayoune.com/en/docs/hilfe/crm.md
The complete collection: https://ayoune.com/en/docs/hilfe.md

Summarise the content for me.

- First, in two sentences: what is this about?
- Then the steps in the order I need to take them.
- One line per step, in plain language.
- At the end: what I should have ready beforehand.

Leave out nothing I need in order to actually finish.
A note on sources:
- Every page of this documentation is available as Markdown (the same address with `.md`).
- A machine-readable overview of all public content is at `/llms.txt`.
- If you have access to the aYOUne MCP server, you can work against live data
  instead of this snapshot. If not, ignore this point.

Read the following documentation by tolinax UG and work with it.

This page: https://ayoune.com/en/docs/hilfe/crm.md
The complete collection: https://ayoune.com/en/docs/hilfe.md

Explain to me what I need this for.

1. Which problem does it solve? In one sentence, from my point of view.
2. Three typical situations in which it genuinely helps me.
3. When I do NOT need it — that saves me time.
4. What I can do instead if it is not a fit.

Stick to what the source says. Where it gives nothing, say so openly instead
of guessing.
A note on sources:
- Every page of this documentation is available as Markdown (the same address with `.md`).
- A machine-readable overview of all public content is at `/llms.txt`.
- If you have access to the aYOUne MCP server, you can work against live data
  instead of this snapshot. If not, ignore this point.

Read the following documentation by tolinax UG and work with it.

This page: https://ayoune.com/en/docs/hilfe/crm.md
The complete collection: https://ayoune.com/en/docs/hilfe.md

Walk me through the setup step by step.

- First tell me what I need to have ready (access, data, time).
- Then take me through ONE step at a time. Wait for my "next".
- For each step, say how I can tell that it worked.
- If something goes wrong, ask me for the exact message instead of guessing.

If the instructions leave a point open, tell me so rather than inventing it.
A note on sources:
- Every page of this documentation is available as Markdown (the same address with `.md`).
- A machine-readable overview of all public content is at `/llms.txt`.
- If you have access to the aYOUne MCP server, you can work against live data
  instead of this snapshot. If not, ignore this point.

Read the following documentation by tolinax UG and work with it.

This page: https://ayoune.com/en/docs/hilfe/crm.md
The complete collection: https://ayoune.com/en/docs/hilfe.md

Help me narrow down a problem.

- First ask me what I observe and what I expected instead.
- From that, derive the most likely causes consistent with this source.
- For each cause, give me ONE test that confirms or rules it out.
- Order them so the cheapest test comes first.

Do not guess. If the source does not cover the problem, tell me where I should
look next.
A note on sources:
- Every page of this documentation is available as Markdown (the same address with `.md`).
- A machine-readable overview of all public content is at `/llms.txt`.
- If you have access to the aYOUne MCP server, you can work against live data
  instead of this snapshot. If not, ignore this point.

Read the following documentation by tolinax UG and work with it.

This page: https://ayoune.com/en/docs/hilfe/crm.md
The complete collection: https://ayoune.com/en/docs/hilfe.md

Explain the content so that someone without prior knowledge understands it.

- Start with the purpose: why does this exist at all?
- Explain technical terms in half a sentence on first use.
- One everyday comparison where it genuinely holds — none where it limps.
- At the end: the three things worth remembering.

Do not shorten by dropping conditions. A simplification that hides a
prerequisite is a false statement.
A note on sources:
- Every page of this documentation is available as Markdown (the same address with `.md`).
- A machine-readable overview of all public content is at `/llms.txt`.
- If you have access to the aYOUne MCP server, you can work against live data
  instead of this snapshot. If not, ignore this point.

Read the following documentation by tolinax UG and work with it.

This page: https://ayoune.com/en/docs/hilfe/crm.md
The complete collection: https://ayoune.com/en/docs/hilfe.md

Turn this into a **tick-off checklist** for practical use.

- Exactly one action per item, in the imperative.
- Order it so that no item depends on a later prerequisite.
- Prerequisites and pitfalls as indented sub-items.
- End with an acceptance step: how do I know everything is right?
A note on sources:
- Every page of this documentation is available as Markdown (the same address with `.md`).
- A machine-readable overview of all public content is at `/llms.txt`.
- If you have access to the aYOUne MCP server, you can work against live data
  instead of this snapshot. If not, ignore this point.