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Stand: Commit afcff6a · 2026-09-27

Im Bereich Datenschutz erstellen Sie Auskünfte über die gespeicherten Daten einer Person, prüfen und führen Löschanfragen aus und sehen, wer wann einen Datensatz geändert hat.

Funktionen

  • Auskunft an Betroffene – Einen Auskunftsauftrag anlegen, der alle gespeicherten Daten einer Person in einer Datei sammelt.
  • Kontakte löschen – Eine Löschanfrage prüfen und nach Bestätigung ausführen.
  • Aufbewahrungsrichtlinien – Festlegen, wie lange eine Datenart aufbewahrt oder gesperrt wird.

Was Sie hier tun

Im Bereich Datenschutz erledigen Sie die Anfragen von Personen, deren Daten Ihr Unternehmen speichert. Sie erstellen eine Auskunft über alle gespeicherten Daten, und Sie löschen einen Kontakt, ohne dabei Belege zu verlieren, die Sie aufbewahren müssen. Außerdem sehen Sie, wer wann einen Datensatz geändert hat.

Sie finden den Bereich in der PWA unter pwa.ayoune.app im Menü unter „Datenschutz". Dort stehen „Kontakte löschen", „Auskunftsaufträge" und „Aufbewahrungsrichtlinien".

Schritt für Schritt

Eine Auskunft erstellen

  1. Öffnen Sie „Auskunftsaufträge".
  2. Tippen Sie auf „Neuer Auskunftsauftrag" und wählen Sie die Person und das Dateiformat.
  3. Tippen Sie auf „Speichern". Der Auftrag steht zuerst auf wartend, dann auf laufend.
  4. Ist der Auftrag fertig, öffnen Sie im Auftrag den Link zur Datei und laden Sie sie herunter.
  5. Senden Sie die Datei selbst an die Person. Die Plattform verschickt sie nicht.

Einen Auftrag, der nicht mehr gebraucht wird, beenden Sie mit „Abbrechen". Der Filter „Fehlgeschlagen" zeigt Aufträge, die nicht fertig wurden.

Einen Kontakt löschen

  1. Öffnen Sie „Kontakte löschen" und wählen Sie den Kontakt.
  2. Tippen Sie auf „Löschanfrage prüfen". Der Löschplan zeigt je Datenart, wie viele Einträge betroffen sind und was mit ihnen geschieht: löschen, pseudonymisieren oder wegen einer Sperre behalten.
  3. Lesen Sie den Plan in Ruhe. Bis hierhin ist nichts verändert.
  4. Eine zweite berechtigte Person wählt „Löschung ausführen". Erst dann ändert die Plattform Daten.

Hängen an dem Kontakt Belege, die Sie aufbewahren müssen, etwa Rechnungen, wird der Kontakt pseudonymisiert statt gelöscht. Die Belege bleiben gültig.

Eine Aufbewahrungsrichtlinie anlegen

  1. Öffnen Sie „Aufbewahrungsrichtlinien" und tippen Sie auf „Neue Richtlinie".
  2. Geben Sie eine Bezeichnung ein, wählen Sie die Datenart und die Art der Richtlinie: Löschfrist oder Sperre.
  3. Tragen Sie die Frist in Tagen ein und tippen Sie auf „Speichern".

Die Filter „DSGVO-Löschung" und „Legal Hold" trennen Löschfristen und Sperren.

Nachsehen, wer etwas geändert hat

Aus einem Datensatz heraus sehen Sie seine früheren Stände mit Bearbeiter und Zeitpunkt. Der Vergleich zweier Stände markiert die geänderten Felder. Einen früheren Stand zurückholen dürfen nur Personen mit der passenden Freigabe, und auch sie müssen es ausdrücklich bestätigen.

Häufige Fragen

Mein Auskunftsauftrag steht lange auf wartend. Die Abarbeitung im Hintergrund ist noch nicht angelaufen. Warten Sie etwas. Bleibt der Auftrag stehen, brechen Sie ihn ab und legen Sie ihn neu an, oder informieren Sie Ihren Administrator.

Nach der Löschung finde ich noch Daten der Person. Warum? Die Löschung erfasst den Kontakt und die Einträge, die auf ihn verweisen. Kopien in Dateien, E-Mails oder fremden Systemen bleiben bestehen und müssen dort gelöscht werden.

Ich kann die Löschung nicht ausführen. Das Ausführen braucht eine eigene Freigabe, die bewusst bei einer zweiten Person liegt. So entscheidet niemand allein über eine Löschung.

Meine Richtlinie wird nicht gespeichert. Für dieselbe Datenart gibt es schon eine widersprechende Richtlinie, etwa eine Sperre neben einer Löschfrist. Prüfen Sie die bestehenden Einträge.

Was automatisch passiert

Jeder Bereich hält Änderungen an seinen Datensätzen von selbst fest. Auskunftsaufträge arbeitet die Plattform im Hintergrund ab und sammelt dabei die Daten der Person aus allen Bereichen. Löschen und Wiederherstellen geschehen nie automatisch, sondern nur nach Ihrer Bestätigung.

Wo Sie Hilfe bekommen

Weitere Antworten finden Sie im Hilfecenter unter „Datenschutz". Bei Freigaben und Rollen hilft Ihnen Ihr Administrator, bei Rechtsfragen Ihr Datenschutzbeauftragter.

Wo Sie das finden

  • audit
  • audit.erasure
  • audit.exportjobs
  • audit.policies

Glossar

  • Auskunft – Die Zusammenstellung aller Daten, die Ihr Unternehmen über eine Person gespeichert hat.
  • Löschplan – Die Vorschau, welche Daten einer Person gelöscht, pseudonymisiert oder behalten werden.
  • Pseudonymisieren – Personenbezogene Angaben ersetzen, sodass der Eintrag erhalten bleibt, aber niemandem mehr zugeordnet werden kann.
  • Sperre – Eine Aufbewahrungspflicht, die eine Löschung verhindert, etwa bei Rechnungen.

Mit dieser Seite weiterarbeiten

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Die Schritte für mich zusammenfassen Das Wesentliche, in der richtigen Reihenfolge.
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Diese Seite: https://ayoune.com/de/docs/hilfe/audit.md
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Fasse den Inhalt für mich zusammen.

- Zuerst in zwei Sätzen: worum geht es hier?
- Dann die Schritte in der Reihenfolge, in der ich sie gehen muss.
- Je Schritt eine Zeile, in einfacher Sprache.
- Am Ende: was ich vorher bereithalten sollte.

Lass nichts weg, was ich brauche, um wirklich fertig zu werden.
Hinweis zu den Quellen:
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  arbeiten statt gegen diese Momentaufnahme. Falls nicht, ignoriere diesen Punkt.
Erklären, wofür ich das brauche Wozu es gut ist — und wann es sich lohnt.
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Erkläre mir, wofür ich das brauche.

1. Welches Problem löst es? In einem Satz, aus meiner Sicht.
2. Drei typische Situationen, in denen es mir wirklich hilft.
3. Wann ich es NICHT brauche — das spart mir Zeit.
4. Was ich stattdessen tun kann, wenn es nicht passt.

Bleib bei dem, was in der Quelle steht. Wo sie nichts hergibt, sag es offen,
statt zu raten.
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Bei der Einrichtung helfen Schritt für Schritt, mit Rückfragen an mich.
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Begleite mich Schritt für Schritt durch die Einrichtung.

- Sag mir zuerst, was ich bereithalten muss (Zugänge, Daten, Zeit).
- Dann führe mich EINEN Schritt nach dem anderen. Warte auf mein "weiter".
- Nenne je Schritt, woran ich merke, dass er geklappt hat.
- Wenn etwas schiefgeht, frag nach der genauen Meldung, statt zu raten.

Wenn die Anleitung eine Stelle offen lässt, sag mir das, statt sie zu erfinden.
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Bei einem Problem weiterhelfen Ursache eingrenzen statt raten.
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Hilf mir, ein Problem einzugrenzen.

- Frag mich zuerst, was ich beobachte und was ich erwartet hätte.
- Leite daraus die wahrscheinlichsten Ursachen ab, die zu dieser Quelle passen.
- Gib mir je Ursache EINEN Test, der sie bestätigt oder ausschließt.
- Sortiere so, dass der billigste Test zuerst kommt.

Rate nicht. Wenn die Quelle das Problem nicht abdeckt, sag mir, wo ich
weitersuchen sollte.
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In einfachen Worten erklären Ohne Fachbegriffe, von Grund auf.
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Erkläre den Inhalt so, dass ihn jemand ohne Vorwissen versteht.

- Beginne mit dem Zweck: wozu gibt es das überhaupt?
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- Ein Alltags-Vergleich, wo er wirklich trägt — keiner, wo er hinkt.
- Am Ende: die drei Dinge, die man sich merken sollte.

Kürze nicht durch Weglassen von Einschränkungen. Eine Vereinfachung, die eine
Bedingung unterschlägt, ist eine Falschaussage.
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Checkliste zum Abhaken Zum Mitgehen während der Umsetzung.
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Mache daraus eine **abhakbare Checkliste** für die praktische Umsetzung.

- Je Punkt genau eine Handlung, im Imperativ.
- Reihenfolge so, dass kein Punkt eine spätere Voraussetzung braucht.
- Voraussetzungen und Stolperstellen als eingerückte Unterpunkte.
- Am Ende eine Abnahme: woran erkenne ich, dass alles richtig ist?
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