aYOUne meldet sich, wenn etwas passiert, das jemanden angeht: Ein Dokument wartet auf eine Unterschrift, ein Mitarbeiter hat Geburtstag, jemand kommt aus dem Urlaub zurück. Welche dieser Anlässe bei euch tatsächlich eine Nachricht auslösen, entscheidest du.
Wo du das einstellst
Öffne Benachrichtigungsregeln. Du siehst eine Liste von Anlässen — jeder Eintrag ist eine
Regel, die auf ein bestimmtes Ereignis wartet.
Jede Regel zeigt dir drei Dinge:
- den Anlass, etwa Dokument wartet auf Unterschrift (Erinnerung)
- den Bereich, aus dem das Ereignis kommt, etwa Dokumente oder Personal
- ob sie aktiv ist
Eine Regel anpassen
Klicke die Regel an. Du legst darin fest, wer benachrichtigt wird und worüber — also über welchen Kanal die Nachricht hinausgeht.
Ein Anlass kann mehrere Empfänger haben, und derselbe Anlass kann verschiedene Menschen über verschiedene Wege erreichen. Die Führungskraft bekommt eine E-Mail, das Team eine Nachricht in der Anwendung — das ist eine ganz normale Einstellung, kein Sonderfall.
Eine Regel abschalten
Du musst eine Regel nicht löschen, um Ruhe zu haben. Setze sie auf inaktiv, dann bleibt sie erhalten und du kannst sie später ohne Neuanlage wieder einschalten.
Das ist der bessere Weg, wenn ihr einen Anlass nur vorübergehend nicht braucht — etwa Urlaubsmeldungen während einer Betriebsruhe.
Was jede Person für sich selbst einstellt
Neben den unternehmensweiten Regeln hat jede Person eigene Benachrichtigungseinstellungen in ihrem Profil. Dort entscheidet sie, worüber sie persönlich informiert werden möchte.
Das ist wichtig zu wissen, wenn sich jemand meldet, er bekomme zu viele oder zu wenige Nachrichten: Prüfe zuerst das persönliche Profil, bevor du an den unternehmensweiten Regeln drehst. Eine Änderung dort trifft alle.
Ein guter Ausgangspunkt
Fangt mit wenigen aktiven Regeln an und schaltet nach, was vermisst wird. Der umgekehrte Weg — alles einschalten und dann aussortieren — führt erfahrungsgemäß dazu, dass die Nachrichten ungelesen bleiben und die wichtigen darin untergehen.