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Internal Data Protection Policy

Internal Data Protection Policy

Organisation: tolinax UG (haftungsbeschränkt), operator of the aYOUne platform
Status: Approved by the Managing Director and published. Version 1.0, effective 2026-10-14
Owner: Managing Director
Review cycle: at least annually, and whenever processing activities, sub-processors or legal requirements change. Each review is recorded with date and reviewer.

1. Scope and roles

This policy applies to all employees, contractors and automated agents acting for tolinax. tolinax acts as:

  • Controller for its own business data (customers' contact persons, website visitors, applicants, employees);
  • Processor for the personal data that customers (tenants) process in the aYOUne platform, acting only on their documented instructions under a data processing agreement (Art. 28 GDPR).

2. Principles (Art. 5 GDPR)

Lawfulness, fairness and transparency; purpose limitation; data minimisation; accuracy; storage limitation; integrity and confidentiality; accountability.

3. Rules for staff

  1. Process personal data only as needed for the assigned task and only through the platform's access-controlled interfaces.
  2. Never copy production personal data to private devices, private accounts or unapproved tools.
  3. Use test tenants and test data for tests and demonstrations; never use real customer names in public texts or examples.
  4. Do not share credentials; use the platform's credential vault for third-party secrets.
  5. Report any suspected data breach immediately to the Managing Director (see Incident Response Policy).
  6. Confidentiality obligations apply to all staff and continue after the end of employment.

4. Sub-processors

Personal data is passed to sub-processors (hosting, database, e-mail delivery, payment, AI providers and others) only under data processing terms — for the large providers (for example Google Cloud and MongoDB Atlas) these are the providers' standard data processing addenda; tolinax has not negotiated individual agreements with them — and, for transfers outside the EU/EEA, with an appropriate transfer mechanism (EU-U.S. Data Privacy Framework or the EU Standard Contractual Clauses 2021). The current list of sub-processors is published on the trust page (https://ayoune.com/en/trust).

5. Data subject rights

Requests for access, rectification, erasure, restriction, portability and objection are handled within one month. The platform provides tooling for data export and erasure (see Data Retention and Deletion Policy). Where tolinax is processor, requests are forwarded to the responsible customer without delay and tolinax supports the customer in answering them.

6. Records and accountability

  • A record of processing activities (Art. 30 GDPR) is maintained.
  • Technical and organisational measures (Art. 32 GDPR) are documented in the Information Security Policy and its sub-policies.
  • Data protection impact assessments are carried out for high-risk processing (for example biometric voice or video data).

7. Contact

Privacy contact: privacy@tolinax.com. tolinax has not appointed a Data Protection Officer because the statutory requirements for an appointment (Art. 37 GDPR, § 38 BDSG) are not met; privacy matters are the responsibility of the Managing Director.

Mit dieser Seite weiterarbeiten

Fertige Anweisungen für dein KI-Werkzeug. Kopieren, einfügen, loslegen — die KI holt sich den Inhalt selbst über die Adresse im Text.

Die Schritte für mich zusammenfassen Das Wesentliche, in der richtigen Reihenfolge.
In ChatGPT öffnen 
Lies die folgende Dokumentation von tolinax UG und arbeite damit.

Diese Seite: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy/internal-data-protection-policy.md
Die vollständige Sammlung: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy.md

Fasse den Inhalt für mich zusammen.

- Zuerst in zwei Sätzen: worum geht es hier?
- Dann die Schritte in der Reihenfolge, in der ich sie gehen muss.
- Je Schritt eine Zeile, in einfacher Sprache.
- Am Ende: was ich vorher bereithalten sollte.

Lass nichts weg, was ich brauche, um wirklich fertig zu werden.
Hinweis zu den Quellen:
- Jede Seite dieser Dokumentation ist als Markdown abrufbar (dieselbe Adresse mit `.md`).
- Ein maschinenlesbarer Überblick aller öffentlichen Inhalte liegt unter `/llms.txt`.
- Falls du Zugriff auf den aYOUne-MCP-Server hast, kannst du damit gegen lebende Daten
  arbeiten statt gegen diese Momentaufnahme. Falls nicht, ignoriere diesen Punkt.
Erklären, wofür ich das brauche Wozu es gut ist — und wann es sich lohnt.
In ChatGPT öffnen 
Lies die folgende Dokumentation von tolinax UG und arbeite damit.

Diese Seite: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy/internal-data-protection-policy.md
Die vollständige Sammlung: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy.md

Erkläre mir, wofür ich das brauche.

1. Welches Problem löst es? In einem Satz, aus meiner Sicht.
2. Drei typische Situationen, in denen es mir wirklich hilft.
3. Wann ich es NICHT brauche — das spart mir Zeit.
4. Was ich stattdessen tun kann, wenn es nicht passt.

Bleib bei dem, was in der Quelle steht. Wo sie nichts hergibt, sag es offen,
statt zu raten.
Hinweis zu den Quellen:
- Jede Seite dieser Dokumentation ist als Markdown abrufbar (dieselbe Adresse mit `.md`).
- Ein maschinenlesbarer Überblick aller öffentlichen Inhalte liegt unter `/llms.txt`.
- Falls du Zugriff auf den aYOUne-MCP-Server hast, kannst du damit gegen lebende Daten
  arbeiten statt gegen diese Momentaufnahme. Falls nicht, ignoriere diesen Punkt.
Bei der Einrichtung helfen Schritt für Schritt, mit Rückfragen an mich.
In ChatGPT öffnen 
Lies die folgende Dokumentation von tolinax UG und arbeite damit.

Diese Seite: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy/internal-data-protection-policy.md
Die vollständige Sammlung: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy.md

Begleite mich Schritt für Schritt durch die Einrichtung.

- Sag mir zuerst, was ich bereithalten muss (Zugänge, Daten, Zeit).
- Dann führe mich EINEN Schritt nach dem anderen. Warte auf mein "weiter".
- Nenne je Schritt, woran ich merke, dass er geklappt hat.
- Wenn etwas schiefgeht, frag nach der genauen Meldung, statt zu raten.

Wenn die Anleitung eine Stelle offen lässt, sag mir das, statt sie zu erfinden.
Hinweis zu den Quellen:
- Jede Seite dieser Dokumentation ist als Markdown abrufbar (dieselbe Adresse mit `.md`).
- Ein maschinenlesbarer Überblick aller öffentlichen Inhalte liegt unter `/llms.txt`.
- Falls du Zugriff auf den aYOUne-MCP-Server hast, kannst du damit gegen lebende Daten
  arbeiten statt gegen diese Momentaufnahme. Falls nicht, ignoriere diesen Punkt.
Bei einem Problem weiterhelfen Ursache eingrenzen statt raten.
In ChatGPT öffnen 
Lies die folgende Dokumentation von tolinax UG und arbeite damit.

Diese Seite: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy/internal-data-protection-policy.md
Die vollständige Sammlung: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy.md

Hilf mir, ein Problem einzugrenzen.

- Frag mich zuerst, was ich beobachte und was ich erwartet hätte.
- Leite daraus die wahrscheinlichsten Ursachen ab, die zu dieser Quelle passen.
- Gib mir je Ursache EINEN Test, der sie bestätigt oder ausschließt.
- Sortiere so, dass der billigste Test zuerst kommt.

Rate nicht. Wenn die Quelle das Problem nicht abdeckt, sag mir, wo ich
weitersuchen sollte.
Hinweis zu den Quellen:
- Jede Seite dieser Dokumentation ist als Markdown abrufbar (dieselbe Adresse mit `.md`).
- Ein maschinenlesbarer Überblick aller öffentlichen Inhalte liegt unter `/llms.txt`.
- Falls du Zugriff auf den aYOUne-MCP-Server hast, kannst du damit gegen lebende Daten
  arbeiten statt gegen diese Momentaufnahme. Falls nicht, ignoriere diesen Punkt.
In einfachen Worten erklären Ohne Fachbegriffe, von Grund auf.
In ChatGPT öffnen 
Lies die folgende Dokumentation von tolinax UG und arbeite damit.

Diese Seite: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy/internal-data-protection-policy.md
Die vollständige Sammlung: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy.md

Erkläre den Inhalt so, dass ihn jemand ohne Vorwissen versteht.

- Beginne mit dem Zweck: wozu gibt es das überhaupt?
- Fachbegriffe beim ersten Vorkommen in einem Halbsatz erklären.
- Ein Alltags-Vergleich, wo er wirklich trägt — keiner, wo er hinkt.
- Am Ende: die drei Dinge, die man sich merken sollte.

Kürze nicht durch Weglassen von Einschränkungen. Eine Vereinfachung, die eine
Bedingung unterschlägt, ist eine Falschaussage.
Hinweis zu den Quellen:
- Jede Seite dieser Dokumentation ist als Markdown abrufbar (dieselbe Adresse mit `.md`).
- Ein maschinenlesbarer Überblick aller öffentlichen Inhalte liegt unter `/llms.txt`.
- Falls du Zugriff auf den aYOUne-MCP-Server hast, kannst du damit gegen lebende Daten
  arbeiten statt gegen diese Momentaufnahme. Falls nicht, ignoriere diesen Punkt.
Checkliste zum Abhaken Zum Mitgehen während der Umsetzung.
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Lies die folgende Dokumentation von tolinax UG und arbeite damit.

Diese Seite: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy/internal-data-protection-policy.md
Die vollständige Sammlung: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy.md

Mache daraus eine **abhakbare Checkliste** für die praktische Umsetzung.

- Je Punkt genau eine Handlung, im Imperativ.
- Reihenfolge so, dass kein Punkt eine spätere Voraussetzung braucht.
- Voraussetzungen und Stolperstellen als eingerückte Unterpunkte.
- Am Ende eine Abnahme: woran erkenne ich, dass alles richtig ist?
Hinweis zu den Quellen:
- Jede Seite dieser Dokumentation ist als Markdown abrufbar (dieselbe Adresse mit `.md`).
- Ein maschinenlesbarer Überblick aller öffentlichen Inhalte liegt unter `/llms.txt`.
- Falls du Zugriff auf den aYOUne-MCP-Server hast, kannst du damit gegen lebende Daten
  arbeiten statt gegen diese Momentaufnahme. Falls nicht, ignoriere diesen Punkt.

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