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Data Classification and Encryption Policy

Data Classification and Encryption Policy

Organisation: tolinax UG (haftungsbeschränkt), operator of the aYOUne platform
Status: Approved by the Managing Director and published. Version 1.0, effective 2026-10-14
Owner: Managing Director
Review cycle: at least annually

1. Classification levels

Level Description Examples
Public Intended for publication Marketing pages, public documentation
Internal Business information without personal data Product configuration, non-personal statistics
Confidential Customer business data and ordinary personal data Contacts, orders, invoices, employee records
Strictly confidential Credentials, authentication factors, payment data, special categories of personal data (Art. 9 GDPR, e.g. biometric voice or face data) Passwords, second-factor secrets, API keys, OAuth tokens, voice samples

All customer (tenant) data is treated as at least Confidential.

2. Classification in the platform (implemented)

  • The platform's central data catalogue marks entities with a personal-data level (none, low, high); this marking drives data-protection tooling such as exports and erasure planning. Coverage of the catalogue is being extended to all entities.
  • Password hashes and other secret fields are excluded from default query results.
  • Request data that is passed to error reporting is reduced to an allow-list of fields, and secrets in query strings are redacted.

3. Encryption in transit (implemented)

  • All public endpoints are served over HTTPS (TLS) at the service-mesh gateway; HTTP requests are redirected to HTTPS; certificates are issued by a public certificate authority and renewed automatically.
  • HTTP Strict Transport Security with a one-year max-age including subdomains.
  • Connections to the managed database service use TLS.
  • Webhooks from payment and other providers are verified with the providers' signatures.

4. Encryption at rest (implemented)

  • The database (MongoDB Atlas) and object storage (Google Cloud Storage) are hosted in Frankfurt, Germany, and encrypt all stored data and backups at rest by default (provider-managed AES-256).
  • Third-party credentials of tenants are additionally encrypted at application level with AES-256-GCM before storage. An optional end-to-end mode derives the key on the client (PBKDF2-SHA256, 600,000 iterations, AES-256-GCM) so that the server cannot decrypt the secret.
  • Passwords are stored only as bcrypt hashes.
  • Data exports for data subjects are stored encrypted and delivered via time-limited signed links.

5. Handling rules

  • Strictly confidential data must never be written to logs, tickets, chat messages or e-mails in clear text.
  • Confidential data may only be shared with sub-processors under data processing terms (individual agreements or the provider's standard data processing addendum).
  • Test and demonstration use only test data.

6. Planned improvements

  • Extend the personal-data marking to all entities of the data catalogue.
  • Migrate remaining older credential records to the current AES-256-GCM format.
  • Enforce mutual TLS for internal service-to-service traffic (planned; not yet enforced).

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Fertige Anweisungen für dein KI-Werkzeug. Kopieren, einfügen, loslegen — die KI holt sich den Inhalt selbst über die Adresse im Text.

Die Schritte für mich zusammenfassen Das Wesentliche, in der richtigen Reihenfolge.
In ChatGPT öffnen 
Lies die folgende Dokumentation von tolinax UG und arbeite damit.

Diese Seite: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy/data-classification-and-encryption-policy.md
Die vollständige Sammlung: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy.md

Fasse den Inhalt für mich zusammen.

- Zuerst in zwei Sätzen: worum geht es hier?
- Dann die Schritte in der Reihenfolge, in der ich sie gehen muss.
- Je Schritt eine Zeile, in einfacher Sprache.
- Am Ende: was ich vorher bereithalten sollte.

Lass nichts weg, was ich brauche, um wirklich fertig zu werden.
Hinweis zu den Quellen:
- Jede Seite dieser Dokumentation ist als Markdown abrufbar (dieselbe Adresse mit `.md`).
- Ein maschinenlesbarer Überblick aller öffentlichen Inhalte liegt unter `/llms.txt`.
- Falls du Zugriff auf den aYOUne-MCP-Server hast, kannst du damit gegen lebende Daten
  arbeiten statt gegen diese Momentaufnahme. Falls nicht, ignoriere diesen Punkt.
Erklären, wofür ich das brauche Wozu es gut ist — und wann es sich lohnt.
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Lies die folgende Dokumentation von tolinax UG und arbeite damit.

Diese Seite: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy/data-classification-and-encryption-policy.md
Die vollständige Sammlung: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy.md

Erkläre mir, wofür ich das brauche.

1. Welches Problem löst es? In einem Satz, aus meiner Sicht.
2. Drei typische Situationen, in denen es mir wirklich hilft.
3. Wann ich es NICHT brauche — das spart mir Zeit.
4. Was ich stattdessen tun kann, wenn es nicht passt.

Bleib bei dem, was in der Quelle steht. Wo sie nichts hergibt, sag es offen,
statt zu raten.
Hinweis zu den Quellen:
- Jede Seite dieser Dokumentation ist als Markdown abrufbar (dieselbe Adresse mit `.md`).
- Ein maschinenlesbarer Überblick aller öffentlichen Inhalte liegt unter `/llms.txt`.
- Falls du Zugriff auf den aYOUne-MCP-Server hast, kannst du damit gegen lebende Daten
  arbeiten statt gegen diese Momentaufnahme. Falls nicht, ignoriere diesen Punkt.
Bei der Einrichtung helfen Schritt für Schritt, mit Rückfragen an mich.
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Lies die folgende Dokumentation von tolinax UG und arbeite damit.

Diese Seite: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy/data-classification-and-encryption-policy.md
Die vollständige Sammlung: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy.md

Begleite mich Schritt für Schritt durch die Einrichtung.

- Sag mir zuerst, was ich bereithalten muss (Zugänge, Daten, Zeit).
- Dann führe mich EINEN Schritt nach dem anderen. Warte auf mein "weiter".
- Nenne je Schritt, woran ich merke, dass er geklappt hat.
- Wenn etwas schiefgeht, frag nach der genauen Meldung, statt zu raten.

Wenn die Anleitung eine Stelle offen lässt, sag mir das, statt sie zu erfinden.
Hinweis zu den Quellen:
- Jede Seite dieser Dokumentation ist als Markdown abrufbar (dieselbe Adresse mit `.md`).
- Ein maschinenlesbarer Überblick aller öffentlichen Inhalte liegt unter `/llms.txt`.
- Falls du Zugriff auf den aYOUne-MCP-Server hast, kannst du damit gegen lebende Daten
  arbeiten statt gegen diese Momentaufnahme. Falls nicht, ignoriere diesen Punkt.
Bei einem Problem weiterhelfen Ursache eingrenzen statt raten.
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Die vollständige Sammlung: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy.md

Hilf mir, ein Problem einzugrenzen.

- Frag mich zuerst, was ich beobachte und was ich erwartet hätte.
- Leite daraus die wahrscheinlichsten Ursachen ab, die zu dieser Quelle passen.
- Gib mir je Ursache EINEN Test, der sie bestätigt oder ausschließt.
- Sortiere so, dass der billigste Test zuerst kommt.

Rate nicht. Wenn die Quelle das Problem nicht abdeckt, sag mir, wo ich
weitersuchen sollte.
Hinweis zu den Quellen:
- Jede Seite dieser Dokumentation ist als Markdown abrufbar (dieselbe Adresse mit `.md`).
- Ein maschinenlesbarer Überblick aller öffentlichen Inhalte liegt unter `/llms.txt`.
- Falls du Zugriff auf den aYOUne-MCP-Server hast, kannst du damit gegen lebende Daten
  arbeiten statt gegen diese Momentaufnahme. Falls nicht, ignoriere diesen Punkt.
In einfachen Worten erklären Ohne Fachbegriffe, von Grund auf.
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Lies die folgende Dokumentation von tolinax UG und arbeite damit.

Diese Seite: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy/data-classification-and-encryption-policy.md
Die vollständige Sammlung: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy.md

Erkläre den Inhalt so, dass ihn jemand ohne Vorwissen versteht.

- Beginne mit dem Zweck: wozu gibt es das überhaupt?
- Fachbegriffe beim ersten Vorkommen in einem Halbsatz erklären.
- Ein Alltags-Vergleich, wo er wirklich trägt — keiner, wo er hinkt.
- Am Ende: die drei Dinge, die man sich merken sollte.

Kürze nicht durch Weglassen von Einschränkungen. Eine Vereinfachung, die eine
Bedingung unterschlägt, ist eine Falschaussage.
Hinweis zu den Quellen:
- Jede Seite dieser Dokumentation ist als Markdown abrufbar (dieselbe Adresse mit `.md`).
- Ein maschinenlesbarer Überblick aller öffentlichen Inhalte liegt unter `/llms.txt`.
- Falls du Zugriff auf den aYOUne-MCP-Server hast, kannst du damit gegen lebende Daten
  arbeiten statt gegen diese Momentaufnahme. Falls nicht, ignoriere diesen Punkt.
Checkliste zum Abhaken Zum Mitgehen während der Umsetzung.
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Lies die folgende Dokumentation von tolinax UG und arbeite damit.

Diese Seite: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy/data-classification-and-encryption-policy.md
Die vollständige Sammlung: https://ayoune.com/de/docs/security-privacy.md

Mache daraus eine **abhakbare Checkliste** für die praktische Umsetzung.

- Je Punkt genau eine Handlung, im Imperativ.
- Reihenfolge so, dass kein Punkt eine spätere Voraussetzung braucht.
- Voraussetzungen und Stolperstellen als eingerückte Unterpunkte.
- Am Ende eine Abnahme: woran erkenne ich, dass alles richtig ist?
Hinweis zu den Quellen:
- Jede Seite dieser Dokumentation ist als Markdown abrufbar (dieselbe Adresse mit `.md`).
- Ein maschinenlesbarer Überblick aller öffentlichen Inhalte liegt unter `/llms.txt`.
- Falls du Zugriff auf den aYOUne-MCP-Server hast, kannst du damit gegen lebende Daten
  arbeiten statt gegen diese Momentaufnahme. Falls nicht, ignoriere diesen Punkt.

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