Usuarios y roles
Aquí decides quién trabaja con aYOUne y qué puede hacer esa persona. Ambas cosas van
juntas: una cuenta por sí sola no ve nada; solo el rol decide qué áreas se abren.
La idea en tres frases
Un rol es un paquete cerrado de permisos que compones una vez y repartes tantas veces como
quieras. Un usuario es una cuenta a la que asignas exactamente un rol. Si más adelante
cambias el rol, el acceso cambia de inmediato para todas las personas que lo tienen: no hace
falta tocar ninguna cuenta por separado.
Por eso conviene construir primero los roles y crear después a las personas.
Crear un rol
Administración → Roles → Crear
La vista general muestra todos los roles existentes con cuatro datos:
| Columna | Significado |
|---|---|
| Nombre | Cómo se llama el rol, por ejemplo Ventas o Servicio |
| Descripción | Para qué está pensado; rellénalo, tu yo futuro te lo agradecerá |
| Predeterminado | Si está marcado, se propone para las cuentas nuevas |
| Permisos | Cuántos permisos abarca el rol |
Al crearlo le das un nombre al rol y eliges qué áreas debe abrir. Las áreas están ordenadas por
temas, así que no tienes que recorrer una lista interminable.
Un consejo práctico: crea pocos roles bien pensados en lugar de muchos casos especiales.
De cinco a diez roles bastan para la gran mayoría de las empresas. Si necesitas una variante,
duplica un rol existente y ajústalo en vez de empezar de cero.
Cuando un área no se puede conceder
Algunas áreas no se pueden seleccionar aunque las veas en la lista. En ese caso el área no forma
parte del alcance que habéis contratado. No es una configuración errónea que puedas corregir tú
mismo: habla con tu persona de contacto sobre una ampliación.
Y al revés: un rol nunca puede abrir más de lo que permite vuestro alcance. Así que no puedes
estropear nada configurando.
Crear un usuario
Administración → Usuarios → Crear
El formulario pregunta:
| Campo | Observación |
|---|---|
| Nombre, Apellidos | Cómo aparece la persona en listas y asignaciones |
| Correo electrónico | Es a la vez el inicio de sesión; tiene que ser correcto, ahí llega la invitación |
| Nombre de usuario | Forma corta, para iniciar sesión y para las menciones |
| Puesto | Texto libre, por ejemplo Dirección de ventas |
| Teléfono | Opcional |
| Rol | La selección del apartado anterior |
| Activo | Activado por defecto; solo una cuenta activa puede iniciar sesión |
| Admin | Desactivado por defecto. Véase más abajo |
Después, guardar. La persona recibe un correo y establece ella misma su contraseña.
Junto a Crear está Invitar a un miembro del equipo. La diferencia: al crear, rellenas tú
los datos maestros; al invitar, los completa la persona invitada en su primer inicio de sesión.
Para un solo compañero nuevo, invitar es el camino más corto.
El interruptor Admin
El interruptor Admin eleva una cuenta por encima de su rol y le da acceso a la propia
administración, es decir, exactamente a los capítulos de este manual. Concédelo con moderación y
solo a personas que realmente deban mantener cuentas y roles.
Regla general: en una empresa de treinta personas, dos o tres necesitan este interruptor, no
diez.
Bajas: desactivar en lugar de borrar
Cuando alguien deja la empresa, desactiva el interruptor Activo en lugar de borrar la
cuenta. El inicio de sesión queda bloqueado de inmediato, pero todo lo que esa persona creó
—expedientes, notas, asignaciones— sigue siendo legible y correctamente atribuido.
Si borras la cuenta, pierdes esa atribución. Borrar está pensado para cuentas de prueba, no para
compañeros que se han ido.
Qué ves en la vista general
La lista de usuarios te muestra de un vistazo si una cuenta está activa, desde cuándo existe y
cuándo inició sesión la persona por última vez. La columna Último acceso es la vía más
rápida para encontrar cuentas huérfanas: quien lleva meses sin iniciar sesión probablemente ya
no necesita el acceso.