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Data Retention and Deletion Policy

Data Retention and Deletion Policy

Organisation: tolinax UG (haftungsbeschränkt), operator of the aYOUne platform
Status: Approved by the Managing Director and published. Version 1.0, effective 2026-10-14
Owner: Managing Director
Review cycle: at least annually

1. Principles

  • Personal data is kept only as long as needed for the purpose it was collected for, or as long as a legal retention obligation applies (for example German commercial and tax law, §§ 147 AO, 257 HGB).
  • Customers (tenants) are the controllers of the data they process in aYOUne; tolinax deletes or returns that data on their instruction.
  • Where a legal retention obligation prevents deletion, the data is restricted (blocked from further processing) and pseudonymised instead of deleted, and deleted once the obligation ends.

2. Data subject requests (implemented controls)

  • Erasure (Art. 17 GDPR): the platform provides an erasure workflow for end-customer records (consumers). It first produces a plan (dry run) listing every affected record, then executes on explicit confirmation by an authorised user holding dedicated rights. Records are deleted, unlinked from related records, or — where a retention obligation applies — pseudonymised and blocked. Every run is written to an audit log.
  • Access and portability (Art. 15 / 20 GDPR): the platform generates a data export for a data subject as an asynchronous job. The result is stored encrypted and made available through a time-limited signed download link; exports are removed after 30 days by default.
  • Requests are answered within one month (Art. 12(3) GDPR).

3. Backups

  • Tenant backups can be created on request and on a schedule; scheduled backups are pruned according to a per-tenant retention rule.
  • Deleted data may persist in backups until those backups expire under the backup retention period. Backups are not restored into production except for disaster recovery, and any data deleted earlier is deleted again after a restore.

4. End of contract

On termination of a customer contract, tolinax:

  1. offers the customer an export of its data;
  2. deletes the customer's tenant data from the production systems within 30 days after contract end, unless a legal obligation requires retention;
  3. lets the remaining copies in backups expire within the backup retention period.

Current implementation status: strong (second-factor) confirmation for tenant deletion is implemented; the automated tenant archive-and-delete workflow is in development. Until it is available, tenant deletion at contract end is carried out as a documented manual operation by the operator.

5. Logs

Application and audit logs are retained for operational and security purposes. Request data passed to error reporting is reduced to an allow-list of fields with query secrets redacted. Logs are kept only as long as needed for operation and security and are then deleted.

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Istruzioni pronte per il tuo strumento di IA. Copia, incolla e inizia: l’IA recupera il contenuto da sola tramite l’indirizzo indicato nel testo.

Riassumere i passaggi per me L’essenziale, nell’ordine giusto.
Leggi la seguente documentazione di tolinax UG e lavoraci.

Questa pagina: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy/data-retention-and-deletion-policy.md
La raccolta completa: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy.md

Riassumi il contenuto per me.

- Prima, in due frasi: di cosa si tratta?
- Poi i passaggi nell’ordine in cui devo affrontarli.
- Una riga per passaggio, in linguaggio semplice.
- Alla fine: che cosa dovrei avere pronto in anticipo.

Non tralasciare nulla che mi serva per arrivare davvero in fondo.
Nota sulle fonti:
- Ogni pagina di questa documentazione è disponibile come Markdown (lo stesso indirizzo con `.md`).
- Una panoramica leggibile da macchina di tutti i contenuti pubblici è su `/llms.txt`.
- Se hai accesso al server MCP di aYOUne, puoi lavorare su dati in tempo reale
  invece che su questa istantanea. Altrimenti ignora questo punto.
Spiegare a cosa mi serve A cosa serve e quando conviene.
Leggi la seguente documentazione di tolinax UG e lavoraci.

Questa pagina: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy/data-retention-and-deletion-policy.md
La raccolta completa: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy.md

Spiegami a cosa mi serve.

1. Quale problema risolve? In una frase, dal mio punto di vista.
2. Tre situazioni tipiche in cui mi aiuta davvero.
3. Quando NON mi serve: così risparmio tempo.
4. Che cosa posso fare invece, se non fa al caso mio.

Attieniti a quanto dice la fonte. Dove non dice nulla, dillo apertamente invece
di tirare a indovinare.
Nota sulle fonti:
- Ogni pagina di questa documentazione è disponibile come Markdown (lo stesso indirizzo con `.md`).
- Una panoramica leggibile da macchina di tutti i contenuti pubblici è su `/llms.txt`.
- Se hai accesso al server MCP di aYOUne, puoi lavorare su dati in tempo reale
  invece che su questa istantanea. Altrimenti ignora questo punto.
Aiutarmi con la configurazione Passo dopo passo, chiedendomi man mano.
Leggi la seguente documentazione di tolinax UG e lavoraci.

Questa pagina: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy/data-retention-and-deletion-policy.md
La raccolta completa: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy.md

Accompagnami passo dopo passo nella configurazione.

- Dimmi prima che cosa devo avere pronto (accessi, dati, tempo).
- Poi guidami UN passaggio alla volta. Aspetta il mio "avanti".
- Per ogni passaggio, indica come capisco che ha funzionato.
- Se qualcosa va storto, chiedimi il messaggio esatto invece di indovinare.

Se le istruzioni lasciano un punto aperto, dimmelo invece di inventarlo.
Nota sulle fonti:
- Ogni pagina di questa documentazione è disponibile come Markdown (lo stesso indirizzo con `.md`).
- Una panoramica leggibile da macchina di tutti i contenuti pubblici è su `/llms.txt`.
- Se hai accesso al server MCP di aYOUne, puoi lavorare su dati in tempo reale
  invece che su questa istantanea. Altrimenti ignora questo punto.
Aiutarmi con un problema Circoscrivere la causa invece di indovinare.
Leggi la seguente documentazione di tolinax UG e lavoraci.

Questa pagina: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy/data-retention-and-deletion-policy.md
La raccolta completa: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy.md

Aiutami a circoscrivere un problema.

- Chiedimi prima che cosa osservo e che cosa mi aspettavo.
- Da lì ricava le cause più probabili coerenti con questa fonte.
- Per ogni causa dammi UNA verifica che la confermi o la escluda.
- Ordinale in modo che la verifica più economica venga per prima.

Non tirare a indovinare. Se la fonte non copre il problema, dimmi dove dovrei
cercare ancora.
Nota sulle fonti:
- Ogni pagina di questa documentazione è disponibile come Markdown (lo stesso indirizzo con `.md`).
- Una panoramica leggibile da macchina di tutti i contenuti pubblici è su `/llms.txt`.
- Se hai accesso al server MCP di aYOUne, puoi lavorare su dati in tempo reale
  invece che su questa istantanea. Altrimenti ignora questo punto.
Spiegarlo con parole semplici Senza termini tecnici, da zero.
Leggi la seguente documentazione di tolinax UG e lavoraci.

Questa pagina: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy/data-retention-and-deletion-policy.md
La raccolta completa: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy.md

Spiega il contenuto in modo che lo capisca chi non ha conoscenze pregresse.

- Parti dallo scopo: perché esiste tutto questo?
- Spiega i termini tecnici in mezza frase alla prima occorrenza.
- Un paragone quotidiano dove regge davvero, nessuno dove zoppica.
- Alla fine: le tre cose da ricordare.

Non accorciare omettendo condizioni. Una semplificazione che nasconde un
prerequisito è un’affermazione falsa.
Nota sulle fonti:
- Ogni pagina di questa documentazione è disponibile come Markdown (lo stesso indirizzo con `.md`).
- Una panoramica leggibile da macchina di tutti i contenuti pubblici è su `/llms.txt`.
- Se hai accesso al server MCP di aYOUne, puoi lavorare su dati in tempo reale
  invece che su questa istantanea. Altrimenti ignora questo punto.
Una lista da spuntare Da seguire mentre procedi.
Leggi la seguente documentazione di tolinax UG e lavoraci.

Questa pagina: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy/data-retention-and-deletion-policy.md
La raccolta completa: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy.md

Trasformalo in una **lista di controllo** da spuntare per la pratica.

- Esattamente un’azione per punto, all’imperativo.
- Ordinala in modo che nessun punto dipenda da un prerequisito successivo.
- Prerequisiti e insidie come sotto-punti rientrati.
- Chiudi con una verifica finale: come faccio a sapere che è tutto corretto?
Nota sulle fonti:
- Ogni pagina di questa documentazione è disponibile come Markdown (lo stesso indirizzo con `.md`).
- Una panoramica leggibile da macchina di tutti i contenuti pubblici è su `/llms.txt`.
- Se hai accesso al server MCP di aYOUne, puoi lavorare su dati in tempo reale
  invece che su questa istantanea. Altrimenti ignora questo punto.

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