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Access Control Policy

Access Control Policy

Organisation: tolinax UG (haftungsbeschränkt), operator of the aYOUne platform
Status: Approved by the Managing Director and published. Version 1.0, effective 2026-10-14
Owner: Managing Director
Review cycle: at least annually; access reviews at least every six months

1. Principles

  • Least privilege: every person and service receives only the rights required for its task.
  • Need to know: personal data is accessible only to those who need it to perform the service.
  • Separation of tenants: users of one customer can never access another customer's data, unless an explicit, documented relationship exists (for example an agency managing a client account) and the user has been granted access to that account.

2. Platform access control (implemented)

  1. Authentication through the central authentication service. Passwords are hashed with bcrypt and must be at least 8 characters long. Users can enable a second factor (TOTP authenticator app, YubiKey or WebAuthn/passkey). Repeated failed login or second-factor attempts lock the account temporarily; login and second-factor endpoints are rate-limited.
  2. Tokens: access tokens expire after 15 minutes; refresh tokens are rotated and tracked individually so they can be revoked.
  3. Role-based authorisation: rights follow the scheme <entity>.<action> (view, create, edit, delete, export, import and specific actions). Every API route declares the rights it requires and the request is rejected if the user lacks them. A user's effective rights are the intersection of the rights of the user's role and the modules licensed by the customer.
  4. Tenant isolation: every stored record carries the owning tenant identifier; the shared data-access layer limits all reads and writes to the authenticated user's tenant.
  5. Record-level restriction: individual records can be restricted to named users or teams.
  6. Operator (superuser) access: platform-wide administrative functions are limited to a separate superuser account type with its own rights catalogue and token revocation.
  7. API keys and integrations: API keys are scoped per tenant; third-party credentials are kept in the encrypted credential vault.
  8. Logging: authentication events and API actions are logged with user, tenant, IP address and timestamp.

3. Internal access to production (organisational)

  • Access to the cloud console, Kubernetes cluster, database and source code repositories is limited to named individuals and protected with multi-factor authentication (enforced on all such accounts).
  • Production database access for staff is read-only by default; changes go through the platform's APIs or reviewed migration tooling.
  • Access is revoked immediately when a person leaves or changes role.
  • Access rights are reviewed at least every six months.

4. Planned improvements

  • Stronger password rules (longer minimum length, check against known breached passwords).
  • Mandatory second factor for all administrator accounts of customers.
  • Further per-service scoping of infrastructure secrets.

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Istruzioni pronte per il tuo strumento di IA. Copia, incolla e inizia: l’IA recupera il contenuto da sola tramite l’indirizzo indicato nel testo.

Riassumere i passaggi per me L’essenziale, nell’ordine giusto.
Leggi la seguente documentazione di tolinax UG e lavoraci.

Questa pagina: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy/access-control-policy.md
La raccolta completa: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy.md

Riassumi il contenuto per me.

- Prima, in due frasi: di cosa si tratta?
- Poi i passaggi nell’ordine in cui devo affrontarli.
- Una riga per passaggio, in linguaggio semplice.
- Alla fine: che cosa dovrei avere pronto in anticipo.

Non tralasciare nulla che mi serva per arrivare davvero in fondo.
Nota sulle fonti:
- Ogni pagina di questa documentazione è disponibile come Markdown (lo stesso indirizzo con `.md`).
- Una panoramica leggibile da macchina di tutti i contenuti pubblici è su `/llms.txt`.
- Se hai accesso al server MCP di aYOUne, puoi lavorare su dati in tempo reale
  invece che su questa istantanea. Altrimenti ignora questo punto.
Spiegare a cosa mi serve A cosa serve e quando conviene.
Leggi la seguente documentazione di tolinax UG e lavoraci.

Questa pagina: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy/access-control-policy.md
La raccolta completa: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy.md

Spiegami a cosa mi serve.

1. Quale problema risolve? In una frase, dal mio punto di vista.
2. Tre situazioni tipiche in cui mi aiuta davvero.
3. Quando NON mi serve: così risparmio tempo.
4. Che cosa posso fare invece, se non fa al caso mio.

Attieniti a quanto dice la fonte. Dove non dice nulla, dillo apertamente invece
di tirare a indovinare.
Nota sulle fonti:
- Ogni pagina di questa documentazione è disponibile come Markdown (lo stesso indirizzo con `.md`).
- Una panoramica leggibile da macchina di tutti i contenuti pubblici è su `/llms.txt`.
- Se hai accesso al server MCP di aYOUne, puoi lavorare su dati in tempo reale
  invece che su questa istantanea. Altrimenti ignora questo punto.
Aiutarmi con la configurazione Passo dopo passo, chiedendomi man mano.
Leggi la seguente documentazione di tolinax UG e lavoraci.

Questa pagina: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy/access-control-policy.md
La raccolta completa: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy.md

Accompagnami passo dopo passo nella configurazione.

- Dimmi prima che cosa devo avere pronto (accessi, dati, tempo).
- Poi guidami UN passaggio alla volta. Aspetta il mio "avanti".
- Per ogni passaggio, indica come capisco che ha funzionato.
- Se qualcosa va storto, chiedimi il messaggio esatto invece di indovinare.

Se le istruzioni lasciano un punto aperto, dimmelo invece di inventarlo.
Nota sulle fonti:
- Ogni pagina di questa documentazione è disponibile come Markdown (lo stesso indirizzo con `.md`).
- Una panoramica leggibile da macchina di tutti i contenuti pubblici è su `/llms.txt`.
- Se hai accesso al server MCP di aYOUne, puoi lavorare su dati in tempo reale
  invece che su questa istantanea. Altrimenti ignora questo punto.
Aiutarmi con un problema Circoscrivere la causa invece di indovinare.
Leggi la seguente documentazione di tolinax UG e lavoraci.

Questa pagina: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy/access-control-policy.md
La raccolta completa: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy.md

Aiutami a circoscrivere un problema.

- Chiedimi prima che cosa osservo e che cosa mi aspettavo.
- Da lì ricava le cause più probabili coerenti con questa fonte.
- Per ogni causa dammi UNA verifica che la confermi o la escluda.
- Ordinale in modo che la verifica più economica venga per prima.

Non tirare a indovinare. Se la fonte non copre il problema, dimmi dove dovrei
cercare ancora.
Nota sulle fonti:
- Ogni pagina di questa documentazione è disponibile come Markdown (lo stesso indirizzo con `.md`).
- Una panoramica leggibile da macchina di tutti i contenuti pubblici è su `/llms.txt`.
- Se hai accesso al server MCP di aYOUne, puoi lavorare su dati in tempo reale
  invece che su questa istantanea. Altrimenti ignora questo punto.
Spiegarlo con parole semplici Senza termini tecnici, da zero.
Leggi la seguente documentazione di tolinax UG e lavoraci.

Questa pagina: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy/access-control-policy.md
La raccolta completa: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy.md

Spiega il contenuto in modo che lo capisca chi non ha conoscenze pregresse.

- Parti dallo scopo: perché esiste tutto questo?
- Spiega i termini tecnici in mezza frase alla prima occorrenza.
- Un paragone quotidiano dove regge davvero, nessuno dove zoppica.
- Alla fine: le tre cose da ricordare.

Non accorciare omettendo condizioni. Una semplificazione che nasconde un
prerequisito è un’affermazione falsa.
Nota sulle fonti:
- Ogni pagina di questa documentazione è disponibile come Markdown (lo stesso indirizzo con `.md`).
- Una panoramica leggibile da macchina di tutti i contenuti pubblici è su `/llms.txt`.
- Se hai accesso al server MCP di aYOUne, puoi lavorare su dati in tempo reale
  invece che su questa istantanea. Altrimenti ignora questo punto.
Una lista da spuntare Da seguire mentre procedi.
Leggi la seguente documentazione di tolinax UG e lavoraci.

Questa pagina: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy/access-control-policy.md
La raccolta completa: https://ayoune.com/it/docs/security-privacy.md

Trasformalo in una **lista di controllo** da spuntare per la pratica.

- Esattamente un’azione per punto, all’imperativo.
- Ordinala in modo che nessun punto dipenda da un prerequisito successivo.
- Prerequisiti e insidie come sotto-punti rientrati.
- Chiudi con una verifica finale: come faccio a sapere che è tutto corretto?
Nota sulle fonti:
- Ogni pagina di questa documentazione è disponibile come Markdown (lo stesso indirizzo con `.md`).
- Una panoramica leggibile da macchina di tutti i contenuti pubblici è su `/llms.txt`.
- Se hai accesso al server MCP di aYOUne, puoi lavorare su dati in tempo reale
  invece che su questa istantanea. Altrimenti ignora questo punto.

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