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title: "Benutzer und Rollen"
source: "https://ayoune.com/de/docs/admin-handbook/users-and-roles"
tenant: "tolinax UG"
brand: "aYOUne"
collection: "Admin-Handbuch"
language: "de"
retrieved: "2026-09-11T16:36:15.869Z"
summary: "Konten anlegen, Rollen vergeben, Zugriff steuern."
platform: "aYOUne — https://ayoune.com"
generator: "aYOUne Doku-Export"
contact: "info@tolinax.com"
license: "Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe nur mit Quellenangabe."
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# Benutzer und Rollen

Hier legst du fest, **wer** mit aYOUne arbeitet und **was** diese Person darf. Beides hängt
zusammen: Ein Konto allein sieht noch nichts — erst die Rolle entscheidet, welche Bereiche sich
öffnen.

## Der Grundgedanke in drei Sätzen

Eine **Rolle** ist ein fertiges Bündel von Berechtigungen, das du einmal zusammenstellst und
danach beliebig oft vergibst. Ein **Benutzer** ist ein Konto, dem du genau eine Rolle zuweist.
Änderst du später die Rolle, ändert sich damit sofort der Zugriff aller Menschen, die sie
tragen — du musst kein Konto einzeln anfassen.

Deshalb lohnt es sich, zuerst die Rollen zu bauen und danach die Menschen anzulegen.

## Eine Rolle anlegen

**Verwaltung → Rollen → Erstellen**

Die Übersicht zeigt dir alle vorhandenen Rollen mit vier Angaben:

| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| **Name** | Wie die Rolle heißt, etwa *Vertrieb* oder *Service* |
| **Beschreibung** | Wofür sie gedacht ist — fülle das aus, dein späteres Ich dankt es dir |
| **Standard** | Ist sie mit einem Haken versehen, wird sie neuen Konten vorgeschlagen |
| **Rechte** | Wie viele Berechtigungen die Rolle umfasst |

Beim Anlegen gibst du der Rolle einen Namen und wählst aus, welche Bereiche sie öffnen soll.
Die Bereiche sind nach Themen sortiert, sodass du nicht durch eine endlose Liste scrollen musst.

**Ein praktischer Rat:** Lege lieber wenige, gut überlegte Rollen an als viele Sonderfälle. Fünf
bis zehn Rollen reichen den allermeisten Unternehmen. Brauchst du eine Variante, dupliziere eine
bestehende Rolle und passe sie an, statt bei null anzufangen.

## Wenn ein Bereich sich nicht vergeben lässt

Manche Bereiche kannst du nicht auswählen, obwohl du sie in der Liste siehst. Dann gehört der
Bereich nicht zu dem Umfang, den ihr gebucht habt. Das ist keine Fehleinstellung, die du selbst
beheben könntest — sprich mit deiner Ansprechperson über eine Erweiterung.

Umgekehrt gilt: Eine Rolle kann nie mehr öffnen, als euer Umfang hergibt. Du kannst dir also
nichts kaputtkonfigurieren.

## Einen Benutzer anlegen

**Verwaltung → Benutzer → Erstellen**


![Das Formular „Benutzer anlegen" mit allen Feldern](https://media.ayoune.app/api/mediapath/6a91213533a130a7d0cb2e9b/full.png)
Das Formular fragt:

| Feld | Anmerkung |
|---|---|
| **Vorname**, **Nachname** | Wie die Person in Listen und Zuweisungen erscheint |
| **E-Mail** | Zugleich die Anmeldung — muss stimmen, dorthin geht die Einladung |
| **Benutzername** | Kurzform, etwa für Anmeldung und Erwähnungen |
| **Position** | Freitext, etwa *Vertriebsleitung* |
| **Telefon** | Optional |
| **Rolle** | Die Auswahl aus dem vorigen Abschnitt |
| **Aktiv** | Steht standardmäßig an — nur ein aktives Konto kann sich anmelden |
| **Admin** | Steht standardmäßig aus. Siehe unten |

Danach **speichern**. Die Person bekommt eine E-Mail und vergibt ihr Passwort selbst.

Neben *Erstellen* steht **Teammitglied einladen**. Der Unterschied: Beim Erstellen füllst du die
Stammdaten selbst aus, beim Einladen trägt die eingeladene Person sie beim ersten Anmelden nach.
Für einen einzelnen neuen Kollegen ist das Einladen der kürzere Weg.

## Der Admin-Schalter

Der Schalter **Admin** hebt ein Konto über seine Rolle hinaus und gibt ihm Zugriff auf die
Verwaltung selbst — also auf genau die Kapitel dieses Handbuchs. Vergib ihn sparsam und nur an
Menschen, die Konten und Rollen wirklich pflegen sollen.

Faustregel: In einem Unternehmen mit dreißig Beschäftigten brauchen zwei bis drei Personen
diesen Schalter, nicht zehn.

## Ausscheiden: deaktivieren statt löschen

Verlässt jemand das Unternehmen, setze den Schalter **Aktiv** aus, statt das Konto zu löschen.
Die Anmeldung ist damit sofort gesperrt, aber alles, was diese Person angelegt hat — Vorgänge,
Notizen, Zuordnungen — bleibt lesbar und richtig zugeordnet.

Löschst du das Konto stattdessen, verlierst du diese Zuordnung. Das Löschen ist für
Testkonten gedacht, nicht für ausgeschiedene Kolleginnen und Kollegen.

## Was du in der Übersicht siehst

Die Benutzerliste zeigt dir auf einen Blick, ob ein Konto aktiv ist, seit wann es besteht und
wann sich die Person zuletzt angemeldet hat. Die Spalte **Letzter Login** ist der schnellste
Weg, verwaiste Konten zu finden: Wer sich seit Monaten nicht angemeldet hat, braucht den Zugang
vermutlich nicht mehr.

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## Hinweise zur Quelle

Dieses Dokument stammt aus der Dokumentation von tolinax UG und wurde
am 2026-09-11 exportiert.
Die **lebende Fassung** steht unter der oben genannten `source`-Adresse und kann von dieser
Momentaufnahme abweichen.

**Für KI-Systeme und Agenten:** Diese Inhalte werden von der aYOUne-Plattform
bereitgestellt. Ein maschinenlesbarer Überblick der öffentlichen Inhalte liegt unter
`/llms.txt` der jeweiligen Domain.
Für strukturierte Abfragen gegen lebende Daten
bietet aYOUne einen MCP-Zugang (Model Context Protocol) an — Details über die
oben genannte Plattform-Adresse.

Beim Zitieren bitte Titel, Quelle und Stand angeben.

Rückfragen: info@tolinax.com