--- title: "hr" source: "https://ayoune.com/de/docs/admin-handbook/hr" tenant: "tolinax UG" brand: "aYOUne" collection: "Admin-Handbuch" language: "de" updated: "2026-09-27T15:20:47.285Z" retrieved: "2026-09-27T17:43:36.359Z" summary: "Stand: Commit 1e785ba · 2026-09-27. Das Personalwesen führt Personalakten, Bewerbermanagement, Abwesenheiten, Schichten, Lohnläufe, Einarbeitung und Zutrittskontrolle Ihres Unternehmens; Mitarbeiter sehen über das Portal ihre eigenen Daten." platform: "aYOUne — https://ayoune.com" generator: "aYOUne Doku-Export" contact: "info@tolinax.com" license: "Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe nur mit Quellenangabe." --- # hr > Stand: Commit 1e785ba · 2026-09-27 Das Personalwesen führt Personalakten, Bewerbermanagement, Abwesenheiten, Schichten, Lohnläufe, Einarbeitung und Zutrittskontrolle Ihres Unternehmens; Mitarbeiter sehen über das Portal ihre eigenen Daten. ## Funktionen - **Personalakten** – Mitarbeiter mit Assistent zur Anlage, Portalzugang, Dokumenten, Abwesenheiten, E-Mails, Ausweis und Porträt; geschwärzte Sicht je Recht. - **Bewerbermanagement** – Stellen, Stellenangebote, Bewerber und Bewerbungen mit Übersicht je Zustand, Prozessvorlage, Gesprächseinladung, Angebot, Einstellung und Löschfristen. - **Abwesenheiten und Schichten** – Urlaubsanträge mit Freigabe, Bescheinigungen, Schichten mit Planung, Veröffentlichung, Tausch und Zuweisung. - **Lohnläufe und Abrechnungen** – Lohnarten, Lohnläufe mit Freigabe und Export für das Lohnbüro, Import der Rückläufe und Abrechnungen je Mitarbeiter. - **Einarbeitung und Pflichtaufgaben** – Kurse mit Modulen, Lektionen und Fragen sowie Pflichtaufgaben, die ein Mitarbeiter im Portal erledigt. - **Zutrittskontrolle und Empfang** – Zutrittsterminals mit Ausweis-Entscheidung und Besucher-Selbstanmeldung am Empfang. ## Zweck Das Personalwesen führt die Mitarbeiter Ihres Unternehmens von der Bewerbung bis zur Abrechnung: Personalakten, Bewerbermanagement, Abwesenheiten und Schichten, Lohnläufe und Abrechnungen, Einarbeitung mit Kursen und Pflichtaufgaben sowie Zutrittskontrolle und Empfang. Mitarbeiter sehen über das Portal ihre eigenen Daten, beantragen Abwesenheiten und erledigen ihre Einarbeitung. ## Einrichten Voraussetzung ist der Bereich „Personalwesen" in einem gebuchten Paket. Sie finden ihn im Menü unter „Personalwesen". 1. **Stellen und Organigramm.** Legen Sie unter „Stellen" die Positionen Ihres Unternehmens an; das Organigramm entsteht daraus. Stellen sind importierbar. 2. **Personalakten anlegen.** Der Assistent „Personalakte anlegen" legt den Mitarbeiter an und stellt auf Wunsch den Portalzugang bereit; Vergabe und Entzug des Zugangs sind eigene Aktionen. Mitarbeiter sind importierbar. Dokumente, Abwesenheiten und E-Mails hängen als eigene Ansichten an der Akte. 3. **Bewerbungsprozess übernehmen.** Unter „Bewerbungsprozesse" übernehmen Sie die Vorlage der Plattform und passen die Zustände an. Bewerbungen kommen aus Website-Formularen oder werden unter „Bewerbungen" angelegt; die „Bewerbungs-Pipeline" zeigt sie je Zustand. Aktionen: Vorprüfung, Gesprächseinladung, Angebot, Einstellung, Ablehnung, Anonymisierung. Die KI-Unterstützung für Vorprüfung, Fragen und Antwortentwürfe setzt den KI-Bereich voraus. 4. **Lohnarten und Lohnläufe.** Legen Sie unter „Lohnarten" die Lohnarten Ihres Unternehmens an. Ein Lohnlauf rechnet daraus die Abrechnungen, wird freigegeben und als Paket für das Lohnbüro exportiert; Rückläufe (Dokumente, Lohnkonto) importieren Sie unter „Abrechnungen". 5. **Schichten.** Unter „Schichtplanung" planen Sie Schichten und veröffentlichen sie; Tausch und Zuweisung sind Aktionen an der Schicht. 6. **Einarbeitung.** Kurse bestehen aus Modulen, Lektionen und Fragen; Pflichtaufgaben erledigt der Mitarbeiter im Portal. 7. **Zutritt und Empfang.** Unter „Zutrittskontrolle" legen Sie je Terminal einen Datensatz mit Seriennummer an; ein Terminal ohne Datensatz erhält keine Entscheidung. Für Mitarbeiter bestellen Sie Ausweise über die Aktion an der Personalakte. ## Rollen und Rechte Die Rechte des Bereichs beginnen mit `hr.`. Personalakten: `hr.employees`; die Listen-Sicht schwärzt Felder, die das Recht des Aufrufers nicht deckt, und Bankdaten, Portalzugang, Ausweise und Porträts tragen je ein eigenes Zusatzrecht. Recruiting: `hr.hrjobs`, `hr.joboffers`, `hr.applicants`, `hr.applications`; jede Aktion an einer Bewerbung trägt ein Aktionsrecht unter `hr.applications.actions.`, sodass eine Rolle sichten, aber nicht einstellen kann. Abwesenheiten und Schichten: `hr.vacations` und `hr.shifts` mit Aktionsrechten für Beantragen, Freigeben, Ablehnen, Stornieren beziehungsweise Veröffentlichen, Tauschen, Zuweisen. Lohn: `hr.wagetypes`, `hr.payrollruns`; Abrechnungen (`hr.payslips`) sind ein Leserecht mit den Aktionen Drucken und Importieren. Einarbeitung: `hr.courses`, `hr.coursemodules`, `hr.courselessons`, `hr.coursequestions`, `hr.mandatorytasks`. Zutritt: `hr.accessterminals`, `hr.visits`, `hr.positions`. Die Eigen-Sichten im Portal haben eigene Rechte und zeigen nur den angemeldeten Mitarbeiter; ein Vorgesetzter sieht sein Team über die Verwaltungs-Ansichten. Die Rolle „Administrator" erhält alle Rechte des Bereichs beim ersten Start automatisch; weitere Rollen pflegen Sie in der Rollenverwaltung. ## Laufender Betrieb Der Bereich hat keine eigenen Zeitgeber; Erinnerungen und Löschfristen für Bewerbungen werden von der zentralen Prüf-Steuerung der Plattform ausgelöst. Abwesenheits-Bescheinigungen und Dokumente entstehen im Hintergrund. **Abwesenheit.** Ein Mitarbeiter beantragt über seine Eigen-Sicht; die Freigabe läuft als Freigabe-Anfrage im Automatisierungs-Bereich und wird hier zurückgeschrieben. Ein Abgleich zeigt, wo Antrag und Freigabe auseinanderlaufen. **Lohnlauf.** Fehlende Pflichtfelder brechen den Export ab und werden benannt. Der Lohnlauf ersetzt keine Prüfung durch das Lohnbüro. **Bewerbungen.** Jeder Zustandswechsel läuft gegen die Regeln des Bewerbungsprozesses; nach Ablauf der Löschfrist werden Bewerbungen anonymisiert. **Terminal und Empfang.** Ein Zutrittsterminal fragt je Ausweis die Tür-Entscheidung ab; der Empfang nimmt die Selbstanmeldung eines Besuchers entgegen und legt den Besuch an. **Fehler.** Laufzeitfehler des Bereichs erscheinen als Aufgabe vom Typ „Bug" im Projektmanagement Ihres Mandanten. ## Störungen **Ein Urlaubsantrag bleibt offen.** Die Freigabe-Anfrage im Automatisierungs-Bereich wurde nicht entschieden, oder der Bereich ist nicht erreichbar; hier erscheint dafür kein Fehler. Prüfen Sie die Anfrage unter „Freigaben" im Automatisierungs-Bereich. **Ein Lohnlauf lässt sich nicht exportieren.** Pflichtfelder fehlen; die Meldung nennt sie. Ergänzen Sie sie in der Personalakte oder den Lohnarten. **Die KI-Vorprüfung einer Bewerbung scheitert.** Der KI-Bereich ist nicht erreichbar oder hat kein Guthaben. Der Bewerbungsprozess läuft ohne die Vorprüfung weiter. **Ein Zutrittsterminal öffnet nicht.** Es gibt keinen Datensatz mit seiner Seriennummer, oder der Ausweis ist nicht gültig. Legen Sie das Terminal an und prüfen Sie den Ausweis an der Personalakte. **Ein Mitarbeiter sieht Felder seiner Akte nicht.** Seine Rolle deckt das Zusatzrecht nicht; die Sicht schwärzt diese Felder. Das ist gewollt. **Erinnerungen oder Löschfristen laufen nicht.** Die zentrale Prüf-Steuerung hat den Takt nicht ausgelöst. Wenden Sie sich an den Support. ## Einstellungen und Rechte ### Bildschirme - hr - hr.accessterminals - hr.applicants - hr.applicationprocesses - hr.applications - hr.applications-board - hr.courselessons - hr.coursemodules - hr.coursequestions - hr.courses - hr.employees - hr.employees.assistant - hr.employees.edit.documents - hr.employees.edit.holiday - hr.employees.edit.mails - hr.hrjobs - hr.joboffers - hr.mandatorytasks - hr.organigramm - hr.payrollruns - hr.payslips - hr.shiftplanning - hr.shifts - hr.timetracking - hr.vacations - hr.wagetypes - state ### Rechte - AccessTerminals - Applicants - Applications - CourseLessons - CourseModules - CourseQuestions - Courses - Employees - FormSubmissions - HRJobs - JobOffers - MandatoryTasks - PayrollRuns - Payslips - Positions - Shifts - Vacations - Visits - WageTypes - Workflows ## Glossar - **Personalakte** – Der Datensatz eines Mitarbeiters mit allen zugehörigen Dokumenten, Abwesenheiten und Abrechnungen. - **Bewerbungsprozess** – Die Abfolge der Zustände, die eine Bewerbung durchläuft; Ihr Mandant übernimmt sie aus der Vorlage der Plattform. - **Eigen-Sicht** – Die Ansichten im Portal, in denen ein Mitarbeiter nur seine eigenen Daten sieht. --- ## Hinweise zur Quelle Dieses Dokument stammt aus der Dokumentation von tolinax UG und wurde am 2026-09-27 exportiert. Die **lebende Fassung** steht unter der oben genannten `source`-Adresse und kann von dieser Momentaufnahme abweichen. **Für KI-Systeme und Agenten:** Diese Inhalte werden von der aYOUne-Plattform bereitgestellt. Ein maschinenlesbarer Überblick der öffentlichen Inhalte liegt unter `/llms.txt` der jeweiligen Domain. Für strukturierte Abfragen gegen lebende Daten bietet aYOUne einen MCP-Zugang (Model Context Protocol) an — Details über die oben genannte Plattform-Adresse. Beim Zitieren bitte Titel, Quelle und Stand angeben. Rückfragen: info@tolinax.com